Mit zunehmendem administrativen Aufwand in allen Arbeitsbereichen wird sie immer beliebter: Die virtuelle Assistenz. Im Unterschied zu einer festangestellten Bürokraft oder Sekretärin erledigt eine virtuelle Sekretärin Sekretariats- und administrative Aufgaben auf selbstständiger Basis und meist aus dem Homeoffice.
Der Vorteil für Ihr Unternehmen: Sie bekommen eine flexibel und kosteneffizient einsetzbare Arbeitskraft für Assistenzaufgaben und können sich ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Terminkoordination
Organisation von Geschäftsreisen
Reisekostenabrechnung
Datenerfassung und -pflege
Transkriptionen
Übernahme von Geschäftskorrespondenz in Ihrem Namen/Auftrag
Einkauf und Kommunikation mit Lieferanten
Unterstützung beim Abschluss von Dienstleistungsverträgen
Administrative Betreuung von Anträgen und Projekten sowie klinischen Studien
Unterstützung bei der Organisation von Tagungen
Administrative Koordination von Publikationsprozessen
Vorbereitende Buchhaltung
Budget- und Projektplanung sowie Mitwirkung beim Financial Reporting
Überwachung und Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln/Kostenstellen
Unterstützung bei Sicherstellung der Arbeitssicherheit in den Büroräumen
Einarbeitung und Betreuung neuer Mitarbeiter (Onboarding)
Unterstützende Personalaufgaben
Angebotserstellung und Auftragsbearbeitung
Telefonservices (Anrufannahme, Termin-Vergabe)
Kundenbetreuung und -beratung sowie Pflege von Kundenstammdaten
Kundenpräsentationen
Preise für Tätigkeiten im Bereich "virtuelles Sekretariat" werden grundsätzlich auf Stundenbasis berechnet. Die Kosten hängen von der Art und dem Umfang der Aufgaben ab. Nach einem kostenfreien Erstgespräch erstelle ich Ihnen auch gerne ein Angebot für ein Stundenpaket.
Zunächst lade ich Sie zu einem kostenfreien einstündigen Erstgespräch ein, um Art und Umfang der Tätigkeiten zu besprechen sowie Anforderungen und Erwartungen zu klären. Auf Wunsch erstelle ich Ihnen dann gerne ein schriftliches Angebot. Sollten Sie den Auftrag erteilen, regeln wir die vertragliche Zusammenarbeit (AGB und Datenschutz) und stimmen die Kommunikationskanäle und eventuelle weitere Besprechungstermine ab.
Je nach Art und Umfang der Tätigkeit ist es sinnvoll, Zeit für die Einführung in Arbeitsprozesse und Systeme einzuplanen. Die Festlegung von Zuständigkeiten sollte klar definiert werden. Bitte bedenken Sie auch, dass regelmäßiges Feedback zu Ihrem eigenen Vorteil dient, da Sie nur so das gewünschte Ergebnis erzielen können.
Eine virtuelle Sekretärin oder virtuelle Assistenz hält Ihnen den Rücken frei und verschafft Ihnen Zeit für Ihr Kerngeschäft. - insbesondere für kleine Unternehmen oder selbstständige Unternehmer, die möglicherweise keine physische Büropräsenz benötigen oder die Kosten für eine Vollzeit-Assistenz nicht tragen können. Auch zur Unterstützung fest angestellter Sekretärinnen und Sekretäre kann eine virtuelle Assistenz sinnvoll sein, z. B. bei Urlaub oder in besonders arbeitsintensiven Phasen.
Als Freelancer kann eine virtuelle Sekretärin in der Regel zu einem Bruchteil der Kosten einer Vollzeit-Sekretärin engagiert werden. Es fallen keine Kosten für Arbeitsplatz, Arbeitsmittel, Sozialleistungen und Steuern an.
Eine virtuelle Sekretärin arbeitet punktuell auf Abruf und nach Bedarf, was bedeutet, dass sie nur dann bezahlt werden muss, wenn sie tatsächlich benötigt wird. Da sie aus dem Home-Office heraus arbeitet, ist ihr Einsatz über die Stadtgrenzen hinaus möglich.
Eine virtuelle Sekretärin übernimmt bei Bedarf repetitive, zeitaufwändige Arbeiten, der Unternehmer kann sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Dies führt zu einer erhöhten Produktivität und Effizienz.
Fachkräftemangel, Ersatz für Mutterschutz oder anstehende Pensionierung: manchmal kann es länger dauern, den passenden neuen Mitarbeiter zu finden. Eine virtuelle Assistenz hilft, Engpässe schnell und unkompliziert zu überbrücken.
Eine virtuelle Sekretärin kann dem bereits bestehenden Team zuarbeiten und einen effizienteren Workflow gewährleisten. Die Vollzeit-Assistenz wird entlastet und die Kollegen haben einen weiteren Ansprechpartner für die Erledigung administrativer Aufgaben. So ist auch das Team zufriedener, Termindruck und Überstunden werden verhindert.
Die Bezahlung erfolgt per Rechnung, die Sie bei Abrechnung auf Stundenbasis (Taktung pro angefangene 15 Minuten) zusammen mit exaktem Zeiterfassungsnachweis erhalten. Die Zahlung ist 7 Tage nach Erhalt der Rechnung fällig. Bei regelmäßiger Auftragserteilung erhalten Sie monatlich bzw. nach Abschluss der Tätigkeit eine Rechnung. Für vereinbarte Stundenpakete und Neukunden wird bei Auftragserteilung eine Vorauszahlung von 50 % fällig.
Sie benötigen keine gesonderten Tools. Sie können mich, sofern notwendig, in Ihren Workflow integrieren, indem Sie mir Zugang gewähren. Ich arbeite mit Windows 10 und der gängigen Office-Software. Die Kommunikation kann über MS Teams und Skype erfolgen. Die vorbereitende Buchhaltung bearbeite ich in Lexoffice und zum Schutz Ihrer Passwörter nutze ich KeePassXC.
Ihre Daten werden gemäß den Standards der Datenschutzverordnung DSGVO verarbeitet. Zusätzlich werde ich zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten in einer entsprechenden Erklärung zusichern, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) ergriffen werden, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.
